在日本，招聘过程中的背景调查被视为关键环节，有助于雇主全面了解潜在员工是否适应特定职位。然而，与世界上许多国家一样，日本复杂的员工背景调查需求对法律框架及文化规范的熟稔掌握。

为避免陷入代价高昂的错误与失误，INSGlobal将深入探讨日本背景调查的细微差异，并阐述INS Global如何在调查过程中为企业提供有力支持。

1. 什么是背景调查？

在日本，由于工作文化的特殊性，解雇一名员工极为困难，这迫使招聘经理在将职位交给应聘者之前，必须深思熟虑，即使应聘者在面试中表现出色。为了增强对招聘决策的信心，他们会投入时间进行详尽的背景调查，涵盖应聘者的财务、教育及工作经历等方面。这一调查过程旨在核实应聘者的资历，并评估其是否适合该职位。

值得注意的是，日本的员工背景调查通常包括一系列根据公司或职位需求定制的步骤，如审查犯罪记录、工作经历、学历等关键信息。不过，鉴于全球各地劳动法的差异，公司在不同地点进行背景调查时，所能深入了解应聘者历史的程度可能有所不同。

2. 四种常见的员工背调类型

雇主通常会进行各种类型的背景调查，主要包括以下几种：

● 犯罪记录核查——针对应聘者进行犯罪记录审查，旨在确保工作场所安全，以及保护客户或其他员工的人身安全。

● 学历认证——在招聘技术或技能要求较高的职位时，对应聘者进行学历核实，以便雇主评估其是否能胜任职位。

● 工作经历调查——通过审查应聘者过去的工作经历，评估其职业道德、工作经验和可靠性。尽管在面试中常常涉及过去工作的问题，但联系前任雇主或同事仍是了解应聘者是否适应团队或公司的最佳方式。

● 信用记录检查——尽管在多数国家并不常见，但仍有一些雇主会选择核查应聘者的信用记录，以评估其财务责任感。此类做法常见于需掌管钱财的职位，但也可能出于其他原因进行。

3. 在日本进行员工背景调查前雇主应了解的事项

在日本进行背调前，雇主必须充分了解和掌握与此过程密切相关的法律和文化因素。

① 员工背景调查在日本合法吗？

在日本，员工背调是合法的，但需遵循严谨的法律规定，以确保个人隐私权得到充分保护。

管理雇员背景调查的主要法律依据为《个人信息保护法》（APPI），该法对企业和组织处理个人信息的行为进行了规范。根据APPI的规定，雇主在开展背景调查之前，须征得相关个人的同意，并在收集、使用或披露个人信息时严格遵守相关法律要求。

此外，APPI还要求雇主在开展背景调查时，向潜在雇员明确背景调查的目的、所收集信息的类别以及如何使用这些信息。任何通过背景调查获得的个人信息都应得到妥善处理，以防未经授权的访问或泄露。

② 哪些类型的员工背景调查在日本是非法的？

日本通常允许进行员工背景调查，但部分调查行为可能触及法律红线，或受到相应限制，因为它们有可能违反工作场所或个人歧视的禁令。

例如，对个人的病史进行审查，或进行可能影响其获取工作机会的调查，即使对于该职位并非必要，也会被视为歧视行为，因此被认为是非法的。

同样，雇主要求或使用基因信息进行背景调查的行为也在禁止之列，这与病史调查的规范相似。这包括但不限于通过基因检测或分析（如  DNA检测）获取的相关信息。

4. 日本最常见的三个员工背景调查行业

在日本，部分行业会根据招聘工作的性质或要求进行特定类型的背景调查。这包括：

● 金融 - 金融机构通常会进行彻底的背景调查，以确保处理敏感金融交易的员工不存在利益冲突或以前的财务问题，从而避免信任危机的发生。

● 医疗保健 - 在医疗保健领域，背景调查不仅对核实医疗专业人员的资格和资质至关重要，在与高危病人打交道时也具有同等重要的意义。

● 教育 - 日本的学校和教育机构通常需要对员工进行背调，以确保学生安全及教学质量的提升。

5. 在日本应避免的三大背景调查错误：在合规性与文化敏感性之间取得平衡

在日本实施背景调查颇具挑战，原因在于需在法律合规与文化敏感性之间寻求平衡。以下是雇主在进行背景调查过程中务必规避的3个关键失误：

① 未征得调查对象的同意

在日本执行员工背景调查时，获取应聘者的明确许可既是一种礼仪，也是一种法律要求。未征得同意可能会给公司带来严重的法律问题。

在此背景下，日本雇主有义务将员工安全置于首位。据日本劳动政策与培训研究所的一项研究显示，高达87%的日本员工将工作场所的隐私保护视为首要任务。

为确保合规，雇主须向应聘者明确阐述背景调查的目的与范围，并在开展调查前获取书面同意。

此外，雇主还需赋予候选人充足的时间审查背景调查报告中的任何错误，并提出异议。

② 依赖无资质的第三方

虽然第三方供应商可以简化背景调查流程，但雇主在与之合作时仍需谨慎，以防因错误的选择而导致违反日本法律法规以及侵害数据隐私标准。

虽然通过专业背景调查服务进行的某些检查可能更高效或有效，有些检查可能超出了内部资源的可用范围或所需时间。然而，在选择第三方供应商前，雇主必须仔细审查，确保他们严格遵守数据保护法规。

这包括核实供应商的声誉、资质以及他们是否符合日本隐私法的要求，并深入了解他们的数据处理方式和安全措施。

③ 忽视文化差异

与西方国家相比，日本在隐私和个人信息方面的文化规范存在显著差异。忽视文化差异可能引发求职者的不满，进而损害雇主的声誉。

发表于《跨文化心理学杂志》（Journal of Cross-Cultural Psychology）的研究表明，日本人将群体和谐与集体利益置于个人之上。这意味着，绝大多数的日本雇主都会进行背景调查，以确保公司的工作和谐。

为确保合规，国际雇主应采取透明且协商的方式进行背景调查。此外，雇主还可考虑给予应聘者先自行提供更多背景资料或解释的机会，以体现对基于信任的合作关系的尊重。

6. 与 INS Global合作在日本进行合规高效的员工背景调查

透过对背景调查领域的深入了解和实践经验，日本雇主能够有力地构建一支值得信赖且具备高效能力的团队。在INS Global以及我们的专业招聘团队的协助下，企业能够自信且高效地完成这一目标。

INS Global提供量身定制的解决方案，从本地化搜寻到在日本实施背景调查，全程为企业提供支持，确保整个招聘过程的合法合规，同时维护候选人的信任。通过与INS Global合作，雇主能够在日本打造一支卓越的员工队伍。

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