在美国复杂的就业法规环境中，了解错综复杂的税务相关文件对于希望雇用或调动员工到美国的雇主来说至关重要。其中，W-2表是最基本的文件之一，对于那些希望保持合规性的雇主来说需要特别留意。

本期INS Global会探讨 W-2 表的关键要素、其重要性以及雇主相关的责任。

1. 什么是 W-2 表？

W-2 表又称“工资和税单”，是雇主用来向美国国税局（IRS）报告雇员年度工资和工资单中预扣税额的文件。

它汇总了雇员的收入和薪资税务责任信息，并用于计算每位雇员及雇主的税款和社会保险贡献。IRS还可利用它来确定，是否需要对错误或未申报的收入进行，进一步调查。

2. 什么是 W-2 雇员？

W-2雇员，通常指的是为雇主工作并收取固定工资或时薪的人，这包括那些工资中有预扣税的全职或兼职员工。

W-2雇员可以享有多种就业福利，包括医疗保险、退休计划，以及雇主提供的其他各类福利。

需要注意的是，W-2表仅适用于雇员，并不适用于独立承包商。与独立承包商合作时，雇主应填写1099-NEC 表。

3. 什么是 IRS W-2 表？两种不同的文件

W-2 表主要有两种类型：W-2 雇员副本和 W-2 雇主副本。

W-2雇员表是雇员用来申报个人所得税的版本，而雇主则保留W-2 雇主表作为记录。

这两个版本都包含了工资、预扣税额以及其他相关信息的关键细节。

4. W-2 表格有什么用途？

W-2 表有多种用途，其主要功能是记录雇员的收入和纳税义务。

雇主使用 W-2 表向美国国税局报告雇员的工资和预扣税款，同时，员工需要使用该表申报联邦和州所得税。此外，如抵押贷款机构或政府机构，也可能会要求提供个人的 W-2 表副本以进行核实。

5. 谁需要填报 W-2 表？

任何从事贸易或商业活动并向雇员提供现金或非现金支付的雇主，都需要为每位雇员填报 W-2 表。这包括有雇员在美国工作的国内外雇主。

对于在美国境内进行人事安排的国际公司，了解并遵守这一要求至关重要，因为任何疏漏都可能导致扩展计划的重大延误或限制现有业务。

6. 如何知道何时提交 W-2 表格？

W-2 表的截止日期是每年的 1 月 31 日。这是针对上一纳税年度（1 月 1 日至 12 月 31 日）的报税，应包括该时间段内的所有付款。雇主必须在此日期之前向员工提供 W-2 表副本，并将表格提交给社会保障署(SSA)。这项工作应及时完成，以便员工有足够的时间在四月份申报个人所得税。

同时，雇主还需留意各州的具体截止日期，因为每个州的申报要求不同。

7. 如果您错过了 W-2 表格的提交期限会怎样？

未在 1 月 31 日截止日期前提交 W-2 表可能会被视为违法行为，受到美国国税局的处罚。

每份逾期表格的罚款在 50-60 美元之间，根据逾期时间和表格数量，每份表格的罚金高达 630 美元。为避免这些罚款，雇主应当严格遵守截止日期，并及时处理表格中的任何错误或遗漏。也可以通过寻求第三方专业人士的帮助，以加快处理过程。

8. 填写 W-2：W-2 表格分步指南

① 在线提交 W-2 表格

许多雇主选择通过社会保障署（SSA）的 Business Services Online (BSO) 网站进行电子申报，这种方式不仅效率高，还有助于降低纸质申报常见的错误。

1. 首先，您需要在SSA的BSO网站上创建一个账户。

2. 按照网站上的说明输入所有必要的雇员信息。这将包括他们的社会安全号(SSN)、工资和预扣税款。

3. 在提交电子表格之前，请仔细核对信息，因为提交后无法修改。

② 通过邮件提交 W-2 表格

若选择邮寄方式提交 W-2 表，流程会更长且通常更复杂，雇主需提前做好规划，以确保准确和及时提交。

1. 从国税局或授权供应商处获取正式的 W-2 表。这是一个包含多份副本的文件包，需要按照规定填写和处理。

2. 根据表格上的指示为每位员工填写必要信息。

3. 将填好的 W-2 表格连同其他所需表格或文件邮寄到 SSA 提供的指定地址。通常需要邮寄到宾夕法尼亚州的 SSA 办事处。雇主需确保邮件有足够的邮资，并能及时送达，避免错过提交期限。

9. W-2 表格每个方框的含义是什么？

了解 W-2 表每个方框的信息对雇主和雇员都至关重要。以下是一些主要方框的简要说明：

• 方框 A-F（雇主/雇员详细信息）：请记住，对于仍在等待社会安全号 (SSN) 的国际雇员，请在相关方框中标注“已申请”。

• 方框 1（工资、小费、其他报酬）：此处填写支付给雇员的应税工资总额。

• 方框 2（预扣联邦所得税）：此处填写从雇员工资中预扣的联邦所得税金额。

• 方框 3（社会保障工资）：此处填写需缴纳社会保障税的工资总额。

• 方框 4（预扣的社会保障税）：此处填写预扣的社会保障税金额。

• 第 5 格（医疗保险和小费）：此处填写需要缴纳医疗保险税的总额。

• 第 6 格（预扣医疗保险税）：此处填写预扣的医疗保险税额。

方框 7-14 不一定适用于所有情况。

• 第 7 格（需要交社保税的小费收入）：报告需要缴纳社会保障税的小费。

• 方框 8（雇主分配的小费收入）：列出雇主分配给雇员的小费。

• 方框 9：留空。

• 第 10 栏（受赡养者福利）：用于报告雇主支付或产生的受赡养者福利总额。

• 方框 11（非规格计划的金额）：此处显示从非规格（计划内的）的分配情况，包括被视为工资的金额。

• 方框 12（代码 A 至 DD）：涵盖不同类型的补贴或福利代码，如退休金计划缴款、医疗福利和其他附带福利。

• 方框 13（复选框）：其中包含法定雇员、退休金计划和第三方病假工资的复选框。

• 方框 14（其他）：此栏供雇主报告其他信息，如州预扣残疾保险税或工会会费。

• 第 15-20 格（州税和地方税）：这取决于您所在州或地方当局的具体要求，可能涉及额外的税务信息。

请注意，一些与您的员工无关的方框应保持为空。这包括方框 9，因为它不再适用于该流程。

10. INS Global 如何帮助国际公司在美国合规雇佣

W-2 表在维护美国雇主与雇员关系中发挥着核心作用，雇主必须优先了解其细微差别，以履行其职责。在经验丰富的全球EOR合作伙伴的帮助和支持下，雇主可以随时了解相关信息，从而自信、轻松地应对复杂的国际就业问题。

面对复杂的美国就业法规和涉税文件，如W-2表，无疑是一大挑战，出错可能导致高昂的罚款。因此，INS Global 专门为寻求一站式服务的公司提供雇佣解决方案，旨在提升人力资源效率，同时保持合规，降低风险。

近 20 年来，我们一直为美国和全球其他 160 多个国家和地区的公司提供名义雇主（EOR）、国际招聘、法律咨询以及专业的薪酬管理服务。通过与INS Global合作，雇主可以将注意力集中在核心业务上，同时确保雇佣流程的无缝和合规。

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